Einrichten einer Datenaufbewahrungsrichtlinie für Ihre Scrive-Dokumente
Sie können festlegen, wie lange Ihre Dokumente gespeichert werden sollen, bevor diese gelöscht werden, indem Sie in Scrive eine persönliche Aufbewahrungsrichtlinie einrichten. Diese Einstellungen finden Sie in einem gesonderten Tab in Ihrem eSign Online-Konto.
So finden Sie die Einstellung
Melden Sie sich mit Ihrem Konto in eSign Online an.
Gehen Sie im Hauptmenü zu:
Konto > Reiter Aufbewahrungsrichtlinie oben auf der Seite.
Hinweis: Diese Einstellungen gelten nur für Dokumente, bei denen Sie der Autor sind. Dokumente, die von anderen erstellt wurden – auch innerhalb derselben Benutzergruppe – werden von Ihren persönlichen Einstellungen nicht beeinflusst.
Ihre persönliche Aufbewahrungsrichtlinie wird angewendet auf
✅ Dokumente, die Sie selbst erstellt haben.
Worauf diese NICHT angewendet wird
❌ Dokumente, die Sie zwar erhalten, aber nicht selbst erstellt haben
❌ Dokumente, die von anderen Benutzern erstellt oder empfangen wurden – selbst wenn sie sich in Ihrer Benutzergruppe befinden
❌ Dokumente, die Sie als Administrator einsehen können, es sei denn, Sie sind auch der Autor
Administratoren, welche Richtlinien für die gesamte Organisation verwalten oder Dokumente anderer Benutzer von einer solchen abdecken möchten, müssen diese Einstellungen in der Gruppenansicht vornehmen, damit die dementsprechende Aufbewahrungsrichtlinie auf Gruppenebene gilt.
Standardeinstellungen
Wenn auf Benutzer- oder Organisationsebene keine Aufbewahrungsrichtlinie festgelegt wurde, werden Dokumente unbegrenzt gespeichert.
Wenn ein Dokument gelöscht und in den Papierkorb Ihres E-Archivs verschoben wird, verbleibt es dort 30 Tage lang, bevor es dauerhaft gelöscht wird.
Eine Aktualisierung Ihrer Aufbewahrungseinstellungen wird innerhalb von 24 Stunden wirksam. Es ist wichtig zu beachten, dass, wenn eine Person, die eines Ihrer Dokumente unterzeichnet hat, auch über ein Scrive-Konto verfügt, deren Kopie des Dokumentes nicht gemäß Ihren Einstellungen gelöscht wird, selbst wenn Ihre Kopie gelöscht wurde.
