Erste Schritte mit dem Offboarding

Möchten Sie signierte Dokumente außerhalb von eSign Online speichern? In dieser Anleitung erfahren Sie, wie Sie versiegelte Dokumente automatisch in einen der unten aufgeführten Cloud-Speicherdienste auslagern.

So funktioniert es
Sobald ein Dokument unterzeichnet und versiegelt wurde, wird es automatisch in einem dafür vorgesehenen Ordner im Stammverzeichnis Ihrer ausgewählten Offboarding-Serviceumgebung archiviert. Bitte beachten Sie, dass die Dokumentübertragung je nach Art der Einbindung bis zu mehreren Stunden in Anspruch nehmen kann.

Der Offboarding-Service überträgt alle Dokumente, auf die das Scrive-Benutzerkonto, mit welchem die Verbindung eingerichtet wurde, zugreifen kann. Diese Dokumente werden unabhängig ihrer Herkunft in einem einzigen Zielordner mit dem Namen „Scrive – Signiert“ abgelegt.

• Wenn es sich bei dem Scrive-Benutzerkonto um ein Administratorkonto handelt, werden über die Offboarding-Anbindung alle Dokument von allen Benutzern innerhalb der gleichen Benutzergruppe übertragen.

• Falls Ordnerstrukturen (sogenannte Folder Structures) eingerichtet sind, werden auch Dokumente aus Untergruppen innerhalb dieser eingerichteten Struktur ausgelagert.

• Alle Dokumente werden in einem einzigen Zielordner abgelegt, unabhängig von ihrer Quelle oder ihrem Author.

• Stellen Sie sicher, dass das Benutzerkonto, welches das Offboarding verwaltet, über die entsprechenden Berechtigungen verfügt (Administrator oder Dokumentenadministrator), wenn der Zugriff auf die Dokumente mehrerer Benutzer erforderlich ist

Hinweise:

• Um Dokumente inklusive Anhängen auszulagern, müssen Sie beim Einrichten des Dokuments die Option „Mit Hauptdatei zusammenführen“ verwenden.

• Dokumente, die vor der Aktivierung der Offboarding-Anbindung in Ihrem E-Archiv gespeichert wurden, werden nicht automatisch archiviert.

• Nach der Aktivierung eines Offboarding-Services werden Ihre signierten Dokumente zusätzlich zu in der von Ihnen gewählten Anbindung auch weiterhin in Ihrem Scrive E-Archiv archiviert.

  
  

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