Automatiska påminnelser i Flow
Flow eSign kan automatiskt påminna deltagare som fortfarande har något kvar att göra i en process. Du behöver inte följa upp manuellt, och processerna blir inte liggande.
Så fungerar automatiska påminnelser:
När: den första påminnelsen skickas ett visst antal dagar efter deltagarens senaste åtgärd. Om deltagaren inte har gjort något än räknas dagarna från inbjudan.
Hur ofta: påminnelsen upprepas med samma intervall tills deltagaren har slutfört alla åtgärder.
Leverans: påminnelser skickas på samma sätt som inbjudan, via e-post eller SMS.
Meddelande: påminnelserna har ett standardmeddelande. Du kan inte lägga till egen text.
Ställ in en påminnelse innan du skickar
Ställ in påminnelsen när du förbereder processen:
Klicka på fliken Anpassa process i redigeraren.
Gå till Mottagarens påminnelse under Processinställningar.
Ange antal dagar mellan påminnelserna.
När du startar processen skickas påminnelserna automatiskt.
Ändra en påminnelse när du har skickat
På processidan ser du om processen har en automatisk påminnelse och när nästa påminnelse skickas.
Så ändrar du påminnelsen för en pågående process:
Klicka på Flow > Startade processer i huvudmenyn och klicka sedan på processen för att öppna processidan.
Ställ in en ny påminnelse, ändra antalet dagar eller ta bort påminnelsen.
En ny eller ändrad påminnelse räknas från i dag, inte från datumet för inbjudan. Varje påminnelse som skickas visas i processens Händelselogg.
Vem får en påminnelse
Automatiska påminnelser går endast till deltagare som fortfarande har en åtgärd kvar. Den första påminnelsen skickas tidigast 24 timmar efter inbjudan.
Väntande åtgärd: deltagaren får en påminnelse.
Slutförd åtgärd: deltagaren får ingen påminnelse.
Inte deltagarens tur än: deltagaren får ingen påminnelse. Påminnelserna följer inbjudningsordningen.
Signeringsgrupper: om 2 av 3 signaturer krävs och ingen har signerat får alla i gruppen en påminnelse. När 2 har signerat får ingen i gruppen någon påminnelse.
Valfria bilagor: en valfri begärd bilaga som fortfarande saknas utlöser en påminnelse.
Inbjudningsmetod: endast parter som har bjudits in via e-post eller SMS får påminnelser.
Automatiska påminnelser i API:et
Med Flow API kan du dessutom:
ställa in påminnelser som upprepas med några dagars mellanrum (relativa påminnelser)
ställa in en påminnelse för ett fast datum och en fast tid i UTC (absoluta påminnelser)
växla mellan relativa och absoluta påminnelser i en pågående process.
Mer information finns i dokumentationen för Flow API.
