Massenversand
Mit dem Massenversand können Sie dasselbe Dokument zur Unterschrift an mehrere Empfänger einzeln senden. Ähnlich wie bei einem Massenmailing wird jeder Empfänger aufgefordert, eine separate Kopie des Dokuments zu unterzeichnen.
Um einen neuen Versand einzurichten, klicken Sie beim Einrichten eines Dokuments zur Unterzeichnung unten auf der Registerkarte „Parteien“ auf „+ Massenversand hinzufügen“.
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Bereiten Sie Ihre Empfängerliste vor
Alle für den Massenversand hinzugefügten Parteien erhalten dasselbe Dokument mit denselben Einstellungen. Für eine optimale Leistung wird empfohlen, Ihre Empfängerliste auf etwa 300 Personen zu beschränken. Wenn Sie Ihr Dokument an mehr als 300 Personen senden müssen, empfehlen wir Ihnen, Ihren Vorgang in mehrere Stapel aufzuteilen.
Sie haben die Möglichkeit, die Details für alle Empfänger über den Massenversandmodus einzugeben oder eine vorbereitete CSV-Datei hochzuladen. Um Ihre Vorbereitungen zu vereinfachen, können Sie auch eine CSV-Vorlage herunterladen, die bereits das richtige Format enthält.
Stellen Sie sicher, dass die CSV-Datei die folgenden sieben obligatorischen Spalten enthält. Die Spalten müssen in der folgenden Reihenfolge stehen (genaue Schreibweise nicht erforderlich):
Vorname
Nachname
E-Mail
Mobile
Unternehmen
ID-Nummer
Firmenreg.-Nr.
Es ist nicht notwendig, alle Spalten auszufüllen; sie können auch leer gelassen werden. Allerdings müssen Sie je nach gewählter Einladungsmethode entweder eine E-Mail-Adresse oder eine Handynummer angeben. Geben Sie bei Handynummern unbedingt die Landesvorwahl an (z. B. +46).
Sie können bei Bedarf weitere Spalten mit Informationen hinzufügen, achten Sie jedoch darauf, dass diese nach den ersten sieben obligatorischen Spalten platziert werden. Alle Spalten in der Tabelle sind als Textfelder verfügbar, die dem Dokument visuell hinzugefügt werden können.
Wenn Sie fertig sind, laden Sie Ihre Empfängerliste hoch und speichern Sie sie. Wenn Sie zurückgehen und Informationen bearbeiten müssen, klicken Sie unter dem Massenversandpartner auf „Empfängerliste“.
Sie können nun wie gewohnt mit der Einrichtung fortfahren, etwa Felder zum Dokument hinzufügen sowie Zustellungseinstellungen oder Einstellungen für die Signaturseite festlegen.