Automatische Erinnerungen in Flow
Flow eSign kann Teilnehmer automatisch erinnern, wenn sie in einem Prozess noch eine Aktion ausführen müssen. So müssen Sie nicht selbst nachfassen, und Prozesse geraten nicht ins Stocken.
So funktionieren automatische Erinnerungen:
Wann: Die erste Erinnerung wird eine festgelegte Anzahl von Tagen nach der letzten Aktion des Teilnehmers gesendet. Hat der Teilnehmer noch nichts getan, zählen die Tage ab der Einladung.
Wie oft: Die Erinnerung wird im gleichen Abstand wiederholt, bis der Teilnehmer alle Aktionen abgeschlossen hat.
Zustellung: Erinnerungen werden auf demselben Weg wie die Einladung gesendet, per E-Mail oder SMS.
Nachricht: Erinnerungen verwenden eine Standardnachricht. Eigener Text lässt sich nicht hinzufügen.
Erinnerung vor dem Senden einrichten
Richten Sie die Erinnerung ein, während Sie den Prozess vorbereiten:
Klicken Sie im Editor auf den Tab Prozess anpassen.
Gehen Sie unter Prozesseinstellungen zu Empfängererinnerung.
Geben Sie die Anzahl der Tage zwischen den Erinnerungen ein.
Sobald Sie den Prozess starten, werden die Erinnerungen automatisch gesendet.
Erinnerung nach dem Senden ändern
Auf der Prozessseite sehen Sie, ob für den Prozess eine automatische Erinnerung eingerichtet ist und wann die nächste gesendet wird.
So ändern Sie die Erinnerung eines laufenden Prozesses:
Klicken Sie im Hauptmenü auf Flow > Vorgänge gestartet und dann auf den Prozess, um die Prozessseite zu öffnen.
Richten Sie eine neue Erinnerung ein, ändern Sie die Anzahl der Tage oder entfernen Sie die Erinnerung.
Eine neue oder geänderte Erinnerung zählt ab heute, nicht ab dem Datum der Einladung. Jede gesendete Erinnerung erscheint im Ereignisprotokoll des Prozesses.
Wer eine Erinnerung erhält
Automatische Erinnerungen gehen nur an Teilnehmer, die noch eine Aktion ausführen müssen. Die erste Erinnerung wird frühestens 24 Stunden nach der Einladung gesendet.
Ausstehende Aktion: Der Teilnehmer erhält eine Erinnerung.
Aktion abgeschlossen: Der Teilnehmer erhält keine Erinnerung.
Noch nicht an der Reihe: Der Teilnehmer erhält keine Erinnerung. Erinnerungen folgen der Einladungsreihenfolge.
Signaturgruppen: Wenn 2 von 3 Signaturen erforderlich sind und noch niemand signiert hat, erhalten alle in der Gruppe eine Erinnerung. Sobald 2 signiert haben, erhält niemand in der Gruppe mehr eine.
Optionale Anhänge: Ein optionaler angeforderter Anhang, der noch aussteht, löst eine Erinnerung aus.
Einladungsmethode: Nur Parteien, die per E-Mail oder SMS eingeladen wurden, erhalten Erinnerungen.
Automatische Erinnerungen in der API
Mit der Flow API können Sie außerdem:
Erinnerungen einrichten, die sich alle paar Tage wiederholen (relative Erinnerungen)
eine Erinnerung für ein festes Datum und eine feste Uhrzeit in UTC einrichten (absolute Erinnerungen)
bei einem laufenden Prozess zwischen relativen und absoluten Erinnerungen wechseln.
Weitere Informationen finden Sie in der Dokumentation zur Flow API.
