Unterschied zwischen den Parteirollen
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Die einer Partei zugewiesene Rolle bestimmt ihre spezifischen Verantwortlichkeiten und Aktionen innerhalb des Dokumentenprozesses. Sie haben die Flexibilität, aus vier verschiedenen Rollen auszuwählen, von denen jede den Umfang der Beteiligung der einzelnen Person am Prozess definiert.
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Rolle: Betrachter
Die Rolle „Viewer“ ermöglicht den Zugriff auf das Dokument, ohne dass es unterzeichnet oder genehmigt werden muss. Viewer können den gesamten Dokumentinhalt prüfen, haben jedoch nicht die Möglichkeit, das Dokument zu genehmigen, zu unterzeichnen oder zusätzliche Felder im Dokument auszufüllen. Diese Funktion steht ausschließlich Unterzeichnern zur Verfügung.
Beispiel:
Stellen Sie sich ein HR-Szenario vor, in dem ein Dokument von der Personalabteilung an einen Mitarbeiter zur Unterschrift gesendet wird. In diesem Fall wird ein Manager als Dritter hinzugefügt und ihm wird die Rolle „Viewer“ zugewiesen. Der Manager kann das Dokument lesen und darauf zugreifen, muss jedoch keine Maßnahmen ergreifen.
Rolle: Unterzeichner
Die Rolle des Unterzeichners ist für Personen vorgesehen, die für die Unterzeichnung eines Dokuments mit ihrer elektronischen Signatur verantwortlich sind. Es ist zwingend erforderlich, dass im Dokumentprozess mindestens eine Partei diese Rolle innehat. Unterzeichner besitzen nicht nur die Möglichkeit, das Dokument zu unterzeichnen, sondern können auch alle ihnen zugewiesenen Felder ausfüllen.
Beispiel:
Wenn die Personalabteilung in einem HR-Szenario einem neuen Mitarbeiter einen Arbeitsvertrag zusendet, wird dem Mitarbeiter die Rolle des Unterzeichners zugewiesen. Um den Vorgang abzuschließen, muss der Mitarbeiter das Dokument mit seiner elektronischen Signatur unterzeichnen.
Rolle: Versteckter Genehmiger
Die Rolle des versteckten Genehmigers ist für Personen bestimmt, die ein Dokument genehmigen, ohne es zu unterzeichnen. Andere Parteien sehen ihre Informationen während des Unterzeichnungsprozesses nicht, ihre Aktionen werden jedoch im Beweispaket protokolliert.
Das Hinzufügen eines versteckten Genehmigers hat keine Auswirkungen auf die Reihenfolge der Einladungen.
Nur die unterzeichnenden Parteien können die dem Dokument hinzugefügten Felder ausfüllen. Genehmiger haben diese Option nicht.
Beispiel:
In einem Verhandlungsprozess fügt die Personalabteilung einen Manager als „Versteckten Genehmiger“ hinzu, um den Inhalt des Dokuments diskret zu prüfen und zu genehmigen, ohne dass seine Details anderen Parteien angezeigt werden.
Rolle: Sichtbarer Genehmiger
Die Rolle „Sichtbarer Genehmiger“ ist für Personen bestimmt, die für die Genehmigung des Inhalts eines Dokuments verantwortlich sind, ohne es zu unterzeichnen. Andere Parteien im Dokumentprozess können die Beteiligung dieser Person am Dokumentprozess sehen.
Beachten Sie, dass nur die unterzeichnenden Parteien die Möglichkeit haben, dem Dokument hinzugefügte Felder auszufüllen. Genehmiger haben diese Option nicht.
Beispiel:
In einem Dokumentprozess weist die Personalabteilung einem Manager die Rolle „Sichtbarer Genehmiger“ zu. Diese Rolle zeigt anderen an, dass der Inhalt des Dokuments vom jeweiligen Manager genehmigt wurde. Obwohl die Rolle des Managers sichtbar ist, muss er das Dokument selbst nicht unterzeichnen.