Parteirollen für Flow-Dokumente
Die einer Partei zugewiesene Rolle bestimmt ihre spezifischen Verantwortlichkeiten und Aktionen innerhalb des Dokumentenprozesses. Sie haben die Flexibilität, aus drei unterschiedlichen Rollen auszuwählen, von denen jede den Umfang der Beteiligung und des Einflusses der jeweiligen Person auf den Prozess definiert.
Scrollen Sie nach unten, um mehr über die einzelnen Rollen zu erfahren ⤵
Rolle: Unterzeichner
Die Rolle des Unterzeichners ist für Personen vorgesehen, die für die Unterzeichnung eines Dokuments mit ihrer elektronischen Signatur verantwortlich sind. Es ist zwingend erforderlich, dass im Dokumentprozess mindestens eine Partei diese Rolle innehat. Unterzeichner besitzen nicht nur die Möglichkeit, das Dokument zu unterzeichnen, sondern können auch alle ihnen zugewiesenen Felder ausfüllen.
Beispiel:
Wenn die Personalabteilung in einem HR-Szenario einem neuen Mitarbeiter einen Arbeitsvertrag zusendet, wird dem Mitarbeiter die Rolle des Unterzeichners zugewiesen. Um den Vorgang abzuschließen, muss der Mitarbeiter das Dokument mit seiner elektronischen Signatur unterzeichnen.
Rolle: Genehmiger
Die Genehmigerrolle ist für Personen vorgesehen, die für die Genehmigung des Inhalts eines Dokuments verantwortlich sind, ohne es zu unterzeichnen. Die Beteiligung von Genehmigern ist für andere Parteien im Dokumentprozess sichtbar.
Beispiel:
In einem Dokumentenprozess weist die Personalabteilung einem Manager die Rolle des Genehmigers zu. Diese Rolle signalisiert anderen, dass der Inhalt des Dokuments vom jeweiligen Manager genehmigt wurde. Obwohl die Rolle des Managers sichtbar ist, muss er das Dokument selbst nicht unterzeichnen.
Rolle: Betrachter
Die Rolle „Viewer“ ermöglicht den Zugriff auf das Dokument, ohne dass es unterzeichnet oder genehmigt werden muss. Viewer können den gesamten Dokumentinhalt prüfen, haben jedoch nicht die Möglichkeit, das Dokument zu genehmigen, zu unterzeichnen oder zusätzliche Felder im Dokument auszufüllen. Diese Funktion steht ausschließlich Unterzeichnern zur Verfügung.
Beispiel:
Stellen Sie sich ein HR-Szenario vor, in dem ein Dokument von der Personalabteilung an einen Mitarbeiter zur Unterschrift gesendet wird. In diesem Fall wird ein Manager als Dritter hinzugefügt und ihm wird die Rolle „Viewer“ zugewiesen. Der Manager kann das Dokument lesen und darauf zugreifen, muss jedoch keine Maßnahmen ergreifen.